Workshops

Ein wichtiger Teil in der Zusammenarbeit ist der persönliche Austausch.
Das Gespräch ist die schnellste und effektivste Form, um sich gegenseitig zu informieren, abzustimmen und Sichtweisen zu synchronisieren.

Daher ist es für Organisationen von hoher Relevanz diese kostbare Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen, um brauchbare Ergebnisse zu erzielen.

Workshops statt Meetings.

Wir alle erleben es fast jeden Tag. Die Beschäftigten sitzen gelangweilt oder genervt im Meeting und haben das Gefühl, sie verschwenden ihre Zeit.

Das sind die Gründe:

Häufig werden Meetings von Führungskräften oder Teamleitern organisiert. Uns meistens verfolgen sie mit den Meetings ein konkretes Interesse. Das ist ok, aber es hat fatale Auswirkungen auf das Meeting.

Statt das Team zu involvieren, gemeinsam Lösungen zu suchen, Aspekte oder Meinungen zu sammeln gleicht das Meeting einer Bergpredikt. Dadurch fühlt sich keiner wirklich angesprochen oder eingeladen zur Interaktion. Folglich findet auch kein Engagement statt. 

Ein Facilitator leitet das Meeting "inhaltlich" neutral, verfolgt keine strategischen Ziele und sieht seine Aufgabe lediglich in der Moderation und Leitung. 
Das bewirkt einen wirklichen Austausch und durch agile Methoden findet eine wirkliche Partizipation der Teilnehmenden statt. 

Echter Austausch und Interaktion statt Bergpredigt ;)

Zur falschen Zeit am falschen Ort. Das passiert in Meetings sehr häufig. Grund dafür ist eine Haltung "Viel hilft viel" oder "kann ja nicht schaden."
Ähnlich wie bei CC Mails folgt der Organisator dem Mantra, je mehr desto besser. 

Das führt dann im Meeting dazu, dass Menschen teilnehmen, die weder zum Thema noch zum Zweck des Meetings passen. Das wiederum führt zu Langweile, genervt sein und diese Stimmung drückt sich durch Körperhaltung und Aussagen aus. Diese Stimmung überträgt sich binnen Sekunden auf das gesamte Meeting, sorgt für Langeweile, Unruhe und störende Einflüße.

Nur relevante Personen, kein viel hilft viel.

Die Perspektiven der Teilnehmenden sind das Gold für neue Lösungen. Doch der Austausch von Meinungen führt in klassischen Meetings häufig zu Gruppendiskussionen. Solche Diskussionen sind unproduktiv, extrem anstrengend und führen selten zu Erfolg. Die Lauten und rethorisch geschickten dominieren diese Diskussionsrunden, die Leisen fühlen sich untergebuttert. Darüberhinaus weiß nach 10 min keiner mehr, welche Argumente am Anfang ins Spiel gebracht wurden. Es folgt ein wildes, ungeordnetes Gerede, das die meisten schon nach 10 min genervt und enttäuscht zurücklässt. 

In Agilen Workshops gibt es KEINE Gruppendiskussionen, da für den Austausch von Meinungen eine einfache und effektive Methode verwendet wird.

Visualisierung von Argumenten - kein wildes Gerede ohne Nutzen.

In klassischen Meetings läuft entweder eine vorgefertigte Powerpoint oder jemand malt (meist eher schlecht als recht) irgenwelche Sachen auf ein Flipchart. 
Die Visualisierung von Themen in einer Powerpoint ist schön, aber nicht interaktiv und dient nicht als aktive Visualisierungsmethode. Das Flipchart ist prinzipiell auch ok, aber wenn ein Blatt beschrieben ist, wird dieses "geflipt" und ist für immer verschwunden. 

Eine wirksame Visualisierung bedeutet Argumente, Themen oder Lösungen übersichtlich darzustellen, egal wie viele Topics es sind. Dazu wird eine große Fläche wie ein Whiteboard oder eine Wandfläche benötigt. 

Wenn alle das gleiche Bild sehen, haben alle die gleiche Sichtweise.

Für die Planung von Meetings ist ein klarer Zeitrahmen für alle Beteiligten extrem wichtig, um sich auf das Treffen einzustellen. 
Diese Art der Planung hat sich in den meisten Meetings bereits durchgesetzt. Doch eine präzise Zeitplanung in einem Agilen Workshop bedeutet, das für die einzelnen Elemente und Methoden konkrete Zeitfenster bereitgestellt werden.
Werden beispielsweise Argumente gesammelt wird ein Timer auf 10min eingestellt. Alle Teilnehmer wissen genau wie viel Zeit sie für diese Aufgabe haben und arbeiten daher effektiv und fokussiert. 

Klare Zeitvorgaben für alle Elemente im Meeting erhöht den Fokus.

Viele Köche verderben den Brei. Doch bei einem Meeting geht es genau darum, dass die Perspektiven und Sichtweisen der Teilnehmende sychronisiert werden. 
Um eine effektive Art der Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Integration aller Personen zum gleichen Zeitpunkt zu ermöglichen, nutzen Agile Workshops die Methode "together, alone". 

Das bedeutet, die Teilnehmenden erarbeiten jeder für sich Lösungen, Gedanken oder Anregungen in einem festgelegten Zeitfenster. Ruhiges arbeiten mit klaren Fokus. Die Ergebnisse werden im Anschluss allen präsentiert.  

Jeder arbeitet für sich und doch alle gemeinsam.

Wenn in Meetings Themen in Gruppen angesprochen und bearbeitet werden, können schnell Diskussionen entstehen, die den Menschen in dem Kontext des Themas wichtig erscheinen, jedoch zum eigentlichen Thema und Zweck des Meetings nicht passen. Um ein Abgleiten in andere Themen zu vermeiden und trotzdem die "Neben-Themen" ernst zu nehmen, werden diese in einem Parking Lot geparkt und gesammelt. Man kann nach dem Workshop oder einem späteren Zeitpunkt diese Themen gemeinsam aufgreifen.

Neben Themen einfach parken. Der Fokus bleibt beim Kernthema. 

Meetings verfolgen sehr oft einen konkreten Zweck, nämlich das Treffen von Entscheidungen, die dann in Aufgaben überführt werden. Doch in klassischen Meetings finden trotz hitziger Diskussionen sehr oft keine Entscheidungen statt. Das liegt unter anderem daran, dass niemand im Meeting das Gefühl hat, alle Meinungen sind gehört und gemeinsam bewertet worden. Das Resultat von klassischen Meetings ist das Fehlen von Entscheidungen. Oder das Fällen "einer Basta" Entscheidung einer Führungskraft, die jedoch vom Team nicht wirklich mitgetragen wird. Alternativ wird das Thema auf das nächste Meeting vertagt. Das Resultat ist Stillstand.

Paritätische Entscheidungen mit klarem Commitment.

Das Thema Entscheidungen ist ein zentraler Aspekt bei Meetings. Doch genau hier kommt das klassische Meeting immer an seine methodischen Grenzen. Bei A oder B Fragen kann man sich noch mit einer klassischen Handabstimmung behelfen. Wenn es doch darum geht 20 Lösungsvorschläge zu bewerten, um die besten drei gemeinsam zu bestimmen, ist die klassische Abstimmung per Handzeichen absolut unbrauchbar. 

Mit unterschiedlichen Dot Voting Methoden können die Teilnehmenden einfach ohne Diskussionen Aspekte oder Argumente bewerten. So lassen sich auch bei zahlreichen Topics einfach und schnell Entscheidungen treffen. Möchte man dem Entscheider eine Vetorecht geben, ermöglicht man einen Decider Vote.

Votings ermöglichen ein einfaches Bewerten und Entscheiden.

Es gibt sie die Menschen, die sich sehr gerne reden hören ;) Nicht selten trifft dies auf Führungspersönlichkeiten oder "Performer" zu, die gerne mit langatmigen Vorträgen versuchen ihre Meinung konsensfähig zu machen. 

Doch "ein Bild sagt mehr als jedes Wort" ist auch in Meetings ein sehr guter Ratschlag.
Alle Teilnehmenden sollten immer bemüht sein, ihre Thesen, Ideen oder Vorschläge einfach und klar zu visualisieren. Denn bei einem Bild, einer Grafik einem Flowchart ist die Wahrscheinlichkeit von Mißverständnissen geringer als beim gesprochenen Wort. 

Lass Bilder sprechen.