Damit ein Workshop die gewünschten Ergebnisse bringt ist die Planung im Vorfeld sehr wichtig. Die Auswahl der Teilnehmenden, die Location, das Setup und der Ort, alles zusammen in der richtigen Kombination ist wichtig für das Gelingen des Workshops.
Je nach Anforderung kann ein Workhop ein oder mehrere Themen beinhalten. Wichtig ist im Vorfeld genau zu klären, welche Themen oder Aspekte in dem Workshop behandelt werden sollen. Je fokussierter und klarer die Anforderungen geklärt werden, desto genauer und präziser kann man den Ablauf und das Setup des Workshops planen.
Das gewünschte Ergebnis von Workshops ist direkt verbunden mit den Erwartungen. Die Ziele sollten im Vorgespräch und beim Briefing so genau wie möglich definiert werden. Es kann sowohl offensichtliche Ziele geben, die auch allen Teilnehmenden bewußt sind. Oder versteckte Ziele, die die Teilnehmenden nicht offensichtlich sind und sich als “Nebeneffekt” im Workshop ergeben. Typische Nebenziele sind Klarheit hinsichtlich Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Definition von Positionen, Erwartungshaltungen von Teams zueinander etc.pp. Solche Aspekte sind Teilaufgaben eines Workshops und dienen dazu das große Ganze zu erreichen und werden daher nicht als “Ziele” der Teilnehmenden empfunden. Sie können jedoch als Einzelaspekt für die Initiatoren von Workshops eine große Wichtigkeit haben.
Die richtige Auswahl der teilnehmenden Personen ist ein zentraler Aspekt bei der Workshop Planung. Die Zusammenstellung richtet sich nach der Zielsetzung des Workshops. Wenn beispielsweise ein ETC Workshop veranstaltet wird, ist klar, dass sich die Teilnehmenden aus einem Team zusammensetzen. Möchte man einen Marketing Strategy Workshop veranstalten, sollte möglichst viele unterschiedliche Personen aus verschiedenen Arbeitsbereichen an dem Workshop teilnehmen, um alle relevanten Perspektiven auf ein Thema zu integrieren. Dies ist vor allem deswegen wichtig, damit getroffene Entscheidungen später wirklich konsensfähig sinnd und nicht von betroffenen Abteilungen informell wieder in Frage gestellt werden.
Für die Planung eines Workshops gilt das gleiche wie für die Zusammenstellung von Teams. Je heterogener und unterschiedlicher die Personen hinsichtlich Aufgaben, Persönlichkeit und Abteilungen sind, desto produktiver und innovativer sind die Ideen und Ergebnisse.
Im Idealfall wollen alle Teilnehmenden einen Workshop proaktiv und konstruktiv gestalten. Dennoch kann es aufgrund interner Konflikte in der Organisation vorkommen, das sich bestehende Konflikte auf den Workshop übertragen und den geplanten Ablauf stören und ein Risikofaktor darstellen für einen positiven Verlauf. Solche Aspekte sollten im Vorfeld besprochen werden.
Viele verschiedene Perspektiven und Meinungen erscheinen oft als Konfliktpotenzial in Workshops. Man befürchtet eskalierende Gruppendiskussionen oder gar Streit. Durch das 4C Framework werden methodisch Gruppendiskussionen vermieden, da sowohl das Sammeln von Meinungen und Sichtweisen als auch die Entscheidungsprozesse ohne Diskussionen ablaufen. Daher gilt, je bunter die Mischung, desto produktiver der Workshop.
